Lo que necesitas saber para organizar un evento

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Tips de emprendedoras expertas en crear experiencias únicas

Por detrás de cualquier gran evento hay mucha coordinación logística, de comunicación y operativa. Todos los detalles, como la decoración, la comida y la difusión, dependen de una planificación y ejecución muy estratégicas para pasar de la mejor manera. ¿Qué tal algunos tips para poder llevar a cabo un evento con tu emprendimiento? Dos emprendedoras del sector nos comentan sus sugerencias para entregar experiencias de mucha calidad.

Personalización y planificación

La argentina Carolina Quintana es graduada en Relaciones Públicas y trabajó por mucho tiempo en la aceleradora Wayra, hasta que decidió liderar su propio emprendimiento. Berta es una empresa que organiza y entrega eventos personalizados. Carolina maneja el negocio al lado de dos socias y juntas realizan todo el tipo de eventos, especialmente casamientos. “Tratamos de hacer propuestas personalizadas al cliente. Lo más loco que el cliente quiera tratamos de plasmar para hacer lo que él quiere. Sobre todo si es un casamiento, que es una fecha medio única. Tratamos de hacer realmente lo que las novias piden”.

Después de casi tres años organizando eventos, Carolina explica que el equipo aprendió la importancia de dividir roles y armar planificaciones a largo plazo. Eso porque la fecha de un gran evento es decidida con bastante anticipación, exactamente para que la preparación sea perfecta. Teniendo en cuenta los plazos y necesidades, las tres socias organizan su trabajo y también las actividades con distintos colaboradores y proveedores de mobiliario, diseño gráfico, comida y servicios variados.

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Casamiento organizado por Berta.

En el proceso de construcción del evento, el equipo de Berta busca escuchar constantemente el cliente para entender sus expectativas y necesidades. La orientación al cliente es muy importante para armar el evento ideal. Mismo que algunas veces parezca imposible entregar lo que la persona espera, Carolina explica que uno siempre puede adaptar las ideas para atender las demandas de los clientes. “Buscamos priorizar lo que ellas quieren, no decirles ‘este es mi catálogo, vos elegís de acá’. Quiero que estén contentas con el producto que están comprando”.

El año pasado tuvimos un casamiento con una pareja muy divertida. Los dos son diseñadores gráficos y nos contaron que querían un casamiento de polígono. ¡Nosotros no teníamos ni idea de lo que nos estaban hablando! Entonces nos contaron que querían todo en formas geométricas. Un estilo totalmente distinto a lo que uno estaba acostumbrado. Nos divirtió mucho.

Trabajo en equipo a cada etapa

En México, Fernanda Legaspi ha construido una carrera como organizadora de eventos. Ella comenzó como colaboradora en importantes eventos sobre emprendedurismo, como el Startup Weekend. La experiencia la ayudó a volverse un referente en el tema. Para Fernanda, un evento es un espacio muy interesante para generar conexiones y networking. Mismo hoy, con su agencia de relaciones públicas Ronin, ella sigue liderando la realización de encuentros importantes en su ciudad, como el Fuckup Nights.

Fernanda divide la entrega de un evento en diferentes etapas: producción, convocatoria, organización mediática y logística. A través de estos pasos, su equipo se organiza para cumplir con todas las partes del proceso. “¿Cuál es el objetivo del evento?”. Esta es la primera pregunta que Fernanda hace en el momento de planear con su equipo los tiempos y actividades de cada etapa. Es muy importante saber la razón por la cual hacer el evento porque eso define como van a trabajar las distintas necesidades de comunicación, logística y operación.

“Primero entendemos con nuestro cliente que es lo que queremos. Ahí nos imaginamos todo lo que tiene que pasar en el evento, desde el momento número uno hasta el último minuto”. A partir de eso, generan un checklist de todo lo que se necesita hacer. “Cada quien agarra su rol. Tiene muchísimo que ver con una colaboración y un trabajo en equipo súper grande. La comunicación tiene que ser muy clara, constante y directa, para no bloquear el trabajo de la otra persona”.

Como lo que yo sé hacer son eventos, empecé a crear un festival. Era un festival para creativos, para unir diferentes disciplinas. Mientras interactúan en tiempo real, estas personas generan nuevas cosas. Toda esta mezcla súper ecléctica de diferentes disciplinas al final crea resultados muy novedosos.

Organizar un evento

Como pudimos ver, organizar un evento tiene que ver con una planificación detallada, la clara división de responsabilidades y el compromiso continuo. ¿Cómo te sentís ahora para organizar tu próximo evento? Cuéntanos en los comentarios tus perspectivas o si tienes otras dudas.

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